取引先を登録する

取引先について

政治資金の会計処理では、資金の透明性が強く求められることから、収入元と支出先の情報を正しく管理し、政治資金収支報告書で情報を開示する必要があります。特に国会議員関係政治団体は1円以上の支出全てにおいて、支出先の情報を把握し、開示請求があった場合には速やかに情報を公開する義務があります

政治資金クラウドでは、それら収入先と支出先の情報をクラウド会計freeeの「取引先」の管理機能を用いて管理します。政治資金クラウドから政治資金収支報告書を出力する場合は、freeeから取引先一覧のデータをダウンロードし、政治資金クラウドにアップロードします。
ここでは、freeeでの登録から、政治資金クラウドへのアップロードまでの流れをご紹介します。
(注:データをダウンロードすることをエクスポート、アップロードすることをインポートとも言います。)

  1. 取引先の情報をfreeeに登録する
  2. 取引先の情報を表計算ソフトで編集する
  3. 取引先データを政治資金クラウドにアップロードする

取引先の情報をfreeeに登録する

取引先の名称は収支取引を登録する時点で、新規登録することができますが、政治資金収支報告書では、収入元、支出先の所在地や代表者の名前(個人の場合は、住所、職業を記載)も記載する必要があります。それら取引先に紐づく情報は、freeeの取引先管理機能に登録します。


取引先情報の管理は、メニュー「設定」>「取引先の設定」を選択します。


取引先を新規登録する場合は「新しい取引先を登録」を選択します。
また、すでに取引登録時点で取引先の名称を追加している場合は、登録リストの中で対象の取引先の編集を選択します。


freeeは一般企業会計用途のため、政治資金の会計では、以下の入力欄を代わりに、それぞれ必要な情報を登録してください。

【重要】
名前(又は法人や団体の名称)  名前(通称)
 ※ 正式名称に登録がある場合はそちらが優先されます。
住所(又は所在地) 取引先住所
職業(又は代表者名) 営業担当者名

取引先の情報を表計算ソフトで編集する

freeeの取引先のデータをインポート・エクスポートすることで、エクセルなどの表計算ソフトで取引先の編集を行うことも可能です。ここではfreeeのインポート・エクスポート機能をご紹介します。
参考:freeeヘルプセンターの記事

取引先CSVエクスポート

まずはfreeeから取引先の情報をエクスポート(ダウンロード)しましょう。

「取引先の設定」画面でインポート・エクスポートから、「取引先CSVエクスポート-freee形式」を選択します。この時にバックグラウンドでCSVデータが生成されます。


「エクスポート履歴」を選択します。


先ほど実行したCSVデータが一番上に表示されてきます。出力日時を確認して、ダウンロードを選択します。

表計算ソフトでCSVファイルを編集する

ダウンロードした取引先のCSVデータを表計算ソフトを使って編集します。この際にヘッダー行の項目は変更しないようにご注意ください。

取引先CSVインポート


「取引先の設定」画面でインポート・エクスポートから、「取引先CSVインポート-freee形式」を選択します。


「取引先のインポート」画面で取引先のCSVデータを画面にドラック&ドロップし、読み込み内容に問題がなければ「登録する」を実行してください。この際に既存の登録に同じ名前のデータがある場合、該当の内容が上書きされます。また、エラー行がある場合は、エラー箇所を適宜修正の上ファイルをアップロードし直す、もしくはエラーを[無視]します。
読み込みが正常に完了すると、取引先の設定画面で一覧が表示されます。

取引先データを政治資金クラウドにアップロードする

政治資金クラウドで書類を出力する際は、最新の取引先データをfreeeからダウンロードし、政治資金クラウドへアップロード(インポート)します。


取引先インポートからファイルを選択して、「送信」を実行します。


アップロードが完了すると、読み込んだ日時と読み込みに成功した行数が表示されます。
この際に、住所の情報が正しく入っていなかったり、使えない文字を含んでいる行はエラーとなり登録がスキップされます。警告のメッセージが表示された場合は適宜修正の上ファイルをアップロードし直す、もしくはエラーを無視します。